Dokumentation bedeutet global gesprochen das Sammeln, Ordnen und Aufbewahren von Daten und dient daher der Informations- und Wissenslogistik. In der Verlaufsdokumentation bedeutet das, dass alle Behandlungsschritte und Sachverhalte im Verlauf der Behandlung dokumentiert und verwaltet werden (Therapien, Wohnort, Versicherungsverhältnis, Anamnesen, Medikation).
Das Ziel der Verlaufsdokumentation ist es dann, die enthaltenen Informationen der richtigen (berechtigten) Person, zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort und im richtigen Umfang zur Verfügung zu stellen.
Die Verlaufsdokumentation dient daher als Entscheidungsunterstützung und als Erinnerungs-, Kommunikations- und Organisationshilfe und steigert somit die Qualität innerhalb einer Organisation.
Wichtig ist dabei ein systematisches Vorgehen und die Beschäftigung mit der Frage, welche Daten zukünftig weiter benötigt werden und wie die Datencluster platziert und für sich sprechend benannt werden können, um die spätere Wiederauffindbarkeit zu garantieren.
Auch der Bedarf an Daten für etwaige Fördergeber und weitere höhere Instanzen muss dabei bedacht werden. Aus Gründen der Qualitätssicherung wird die Granularität der Angaben dabei von Beginn an festgelegt bzw. vorgegeben und muss eingehalten werden. Für eine effiziente und effektive Arbeitsweise ist es dabei wichtig diejenigen Umstände anzugeben, welche zukünftig für die weitere Betreuung von Bedeutung sein könnten.
Meist wird die Verlaufsdokumentation nach einem standardisierten Schema durchgeführt, um Vergleichbarkeit zu schaffen.
Trotz des sich immer weiter ausbreitenden Einsatzes von IT-gestützten Dokumentationssystemen, wird die Verlaufsdokumentation nicht selten handschriftlich, teilweise mit vorgefertigten Formularen durchgeführt. Diese Art der Aufzeichnung bringt jedoch einige Problemfelder mit sich. Verschwendung der Ressourcen Zeit und Geld, u. a. bedingt durch Verwaltungsfehler, lückenhafte Dokumentationen oder ineffiziente Ressourcennutzung.
Es gibt darüber hinaus noch viele weitere Gründe, die den Einsatz einer IT-gestützten Dokumentationssoftware befürworten. Hinterlegte Erinnerungsfunktionen und Pflichtfelder, ohne deren korrekte Befüllung ein Abspeichern oder Vorankommen im Akt nicht möglich ist, garantieren lückenlose Dokumentationen. Diese Standardisierung schafft Vergleichbarkeit und die IT-Unterstützung bringt die Möglichkeit der Veranschaulichung der Kennzahlen durch Abfragen und Statistiken. Das patientenübergreifende Berichtswesen wird dadurch zum Kinderspiel.
Browserbasierte Dokumentationssoftware - wie beispielsweise ethis® - bietet darüber hinaus den großen Vorteil überall dort einsatzbereit zu sein, wo es eine Internetanbindung gibt. Auch der Einsatz auf Tablet oder Smartphone ist möglich.
Da die Applikation mit einem secure protocol arbeitet (leicht erkennbar an der URL https://, gleich dem von z.B. Online-Banking), sind Sicherheitsbedenken unbegründet. Studien zeigen, dass der Gesamtnutzen die Anschaffung einer Dokumentationssoftware schon nach kurzer Zeit deren jährliche Gesamtkosten übersteigen.
Der meistgenannte Anreiz zur Einführung einer Dokumentationssoftware ist die Qualitätssteigerung. Zahlreiche Studien zeigen, dass neben Vollständigkeit und Lesbarkeit der Daten auch die Fehlerraten reduziert werden, was insgesamt zu einer Verbesserung der Dokumentenqualität führt. Effizienz und Effektivität steigen mit der Anwendung einer elektronischen Verlaufsdokumentation.